Как упростить ваш проект?

Иногда некоторые вещи могут стать очень сложными для руководителей проектов. Не правда ли? Мы должны контролировать наши команды, а также взаимодействовать с различными организациями и стейкхолдерами. Каждый из них что-то хочет, но их желания редко пересекаются. Различия в коммуникациях усложняет нашу задачу. Мне нравится упрощать проекты и жизнь. Я получила несколько тяжелых уроков за свою практику и хочу представить эти плоды: 8 правил, как упростить вашу деятельность и принести большую пользу для ваших проектов.

1. Кто-то отсутствует? Позвоните им. Просто поднимите трубку и позвоните или пришлите смс. Возможно, кого-то из определяющих членов команды долгое время не было, и вам интересно, где же он и куда ушел. Если по какой-либо причине вы кого-то упустите в вашей команде или на совещании, выясните, где они были до этого. Я помню одного из критичных членов команды, Вейн, который всегда приходил рано и оставался до конца. Он был единственным, который все записывал, задавал вопросы, и всегда все его задачи были сделаны вовремя. Когда Вейн начал пропускать совещания, я всего лишь позвонила ему, чтобы узнать, где он был. Оказалось, что у него были проблемы личного характера, которые изменили его поведение в течение нескольких месяцев. Только потому что я поговорил с ним, я смогла выяснить, как я могу его поддержать и помочь.

2. Если вы хотите встретиться с человеком, который является заинтересованным лицом или клиентом, просто пригласите его. Иногда мы говорим о совещании или необходимости получить информацию от кого-либо, но никогда не делаем этот шаг. Это достаточно просто и несложно пригласить кого-то на встречу по телефону, через web или на чашечку кофе. Многие вещи могут быть получены только путем личной встречи, и возможно эти люди также хотят с вами встретиться, но только по другим причинам.

3. Хотите быть понятыми? Объясните. Каждый из нас стремится быть понятым, но всегда есть кто-то, кто жалуется, что никто его не понимает или не поддерживает его точку зрения. Однако ответственность лежит на нас. Многие руководители проектов могут объяснить не только, что происходит в проекте, сроках и т.д., но и могут также объяснить позицию представителей заказчика команде, и, наоборот, многие люди будут понимать вас и вашу точку зрения. В итоге скоро все будет сделано.

4. Есть вопросы? Спрашивайте. Если у вас есть вопросы, нужно использовать все средства, чтобы получить необходимые ответы. В одной из моих предыдущих компаний на должности руководителя проектов я чувствовала, что была в среде, где я не могла задавать вопросы. Я была слишком запугана, или это был статус-кво, или это был слишком политический момент, чтобы спросить у ключевых лиц. Для вас, как для руководителя проектов, критично допытываться ответов на свои вопросы до тех пор, пока вы не получите всю необходимую информацию. Возможно, вам придется задать несколько вопросов различными способами у нескольких людей, но сосредоточьтесь на нем, пока у вас не появятся все необходимые детали, чтобы сделать решение и повести проект в нужном направлении.

5. Что-то не нравится? Скажите это. Это не должно быть враждебно, унизительно или подло. Просто скажите: «Вы знаете, мне действительно это не нравится.» У вас может быть свой вариант, но иногда если вы скажете то, что вам не нравится, другие люди, возможно, почувствуют облегчение, что кто-то наконец сказал, что неправильно звучит или что некорректно работает.

6. Нравится что-то? Подчеркните это. Если вам нравится, как кто-то работает в вашей команде, поблагодарите. «Мне действительно нравится, как вы подошли к этой ситуации. Мне нравится, как вы ведете команду. Мне нравится, как вы способны разговаривать с клиентом или стейкхолдерами для получения информации и уточнения их ожиданий.»

7. Если вы что-то хотите, вы не можете спокойно сидеть и постоянно думаете об этом, оправдываетесь или обвиняете других, почему вы не получили необходимых результатов. Скажите конкретно, что вы хотите, не заставляйте людей гадать. Дайте им знать, когда, почему и в каком формате вы хотите. Будьте ясны, насколько это возможно.

8. Много времени мы говорим другим, как высоко ценим членов нашей команды, клиентов или стейкхолдеров, но на самом деле мы не в состоянии сказать этому человеку напрямую. Поэтому он об этом никогда не узнает. Если вы просто дадите ему знать, что вы цените его, это станет первым шагом большого пути к изменению лояльности или его поведения.

Итак, какие основные преимущества упрощения вашего проекта?

1. Вы увеличиваете качество коммуникаций.

2. Вы повышаете вероятность успешного завершения проекта, потому что вы получаете своевременно сделанные задачи, а также людей, готовых более эффективно взаимодействовать.

3. Вы повышаете уровень работы проектной команды и лояльность к вам, как к руководителю проектов.

Автор статьи: Jennifer Whitt, PMP
Источник: www.pmhut.com