Оставайся в рамках целей проекта!

В начале проекта все свежо, ново и захватывающе. Клиент счастлив и полон энтузиазма. Бюджет в порядке. Нет отставаний по графику. Ваша команда сосредоточена на начинании проекта с Вами и получении обязательств на стадии реализации проекта.

Как у руководителя проекта, у вас, вероятно, будет не так много времени в части взаимодействия, где все акцентируются на проекте, и том, что должно быть сделано, ведь все они имеют свои права на стадии начинания проекта. Проблема вот в чем – проект стартует, начинается работа, и ваши ключевые сотрудники проекта или три из четырех ключевых сотрудников также, вероятно, заняты в трех-четырех других проектах. Только часть своего времени они могут отдать работе над вашим проектом. И поэтому вы должны бороться, чтобы они сосредоточились над вашими задачами и работали над вашим проектом.

Так как вы это сделаете? Как вы переведете их внимание на ваш проект в качестве приоритетного? И что со временем? Лично я обнаружил, что следующие практические шаги дают очень хороший результат в качестве сохранения моего проекта на переднем плане. Первые два из четырех способов, которыми я пользуюсь, чтобы члены моей команды были сосредоточены на целях моего проекта: вовлечение коллектива в процесс определения требований и постоянное предоставление им информации, а также графического статуса. Другие два условия, которые необходимы, чтобы держать Вас и команду в полной занятости и сосредоточенности в сфере вашего проекта: создание команды, ответственной за их собственный статус, отчетность и учет ресурсов, а также ведение процесса прогнозирования ресурсов таким образом, чтобы сохранить участие вашей команды в проекте.

ПОЛНОЕ ВОВЛЕЧЕНИЕ ВСЕГО КОЛЛЕКТИВА В ПРОЦЕСС ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ

В зависимости от самого проекта и свободного времени персонала проекта, вовлечение всех в работу в начале проекта не представляется возможным и не выглядит экономически выгодным. Люди заняты в других проектах, не нужно вовлекать их в ваш, прежде чем вы действительно не начнете в них нуждаться – иначе это будет удар по бюджету проекта.

Тем не менее определиться с ключевым персоналом вы должны как можно раньше, чтобы определить требования и углубиться в подробности проекта. Это также важно для таких ресурсов, как и привлечение клиентов, определения целей и слаженной работы. Приглашайте ключевых сотрудников как можно раньше, и они будут закреплены в проекте, их понимание целей и потребностей проекта будут чрезвычайно высоки.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВАШЕЙ КОМАНДЫ ИНФОРМАЦИЕЙ И ГРАФИЧЕСКИМ СТАТУСОМ

Эта задача полностью ложится на плечи руководителя проекта. Руководитель должен в соответствие с расписанием предоставлять регулярные отсчеты о состоянии проекта, устраивать совещания по положениям проекта, внутренние совещания команды, пользоваться современным инструментом сотрудничества для вашей команды. Если вы хотите, чтобы члены вашей команды продолжали участвовать в вашем проекте и сосредотачивались на своих задачах, вы должны ставить эти задачи перед ними.

Сотрудники вашего проекта индивидуальны, и тому руководителю, который постоянно держит их в тонусе и предоставляет всю необходимую информацию, они будут уделять пристальное внимание. Поверьте мне, это действительно работает. Если они будут знать, что вы на вершине всего и всем управляете, то они гораздо менее склонны к «самотечности». Если вы пустите все на самотек, то и они поступят также, потому что у них хватает других задач. Убедитесь, что они понимают, что ЭТО для вас важно, и ЭТО также будет важным для них.

ЧЛЕНЫ ВАШЕЙ КОМАНДЫ НЕСУТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА СОСТОЯНИЕ ОТЧЕТНОСТИ ПО ПРОЕКТУ

Если вы хотите, чтобы члены вашей команды были ответственными за свои задачи, чтобы чувствовали, что они делают большой вклад и получали признание за свою работу, пусть они составляют собственные отчеты о состоянии задач, возложенных на них. Убедитесь, что они владеют полной информацией о статусах всех звонков и предоставляют необходимые обновления клиентам. Это безусловно поменяет их отношение и процесс подготовки к еженедельным требованиям.

ПОСТОЯННЫЙ ПЕРЕСМОТР РЕСУРСОВ ПРОГНОЗИРОВАНИЯ ВО ВСЕМ

Это имеет решающее значение. Если вы не имеете ресурсов прогнозирования, в конечном итоге вы можете потерять ключевые ресурсы вашего проекта в другом проекте. В зависимости от работы вашей организации, это может быть критичным.

Многие матричные организации полагаются на прогнозы ресурсов в своих проектах, чтобы гарантировать приближающуюся к 100% загрузку ИТ-ресурсов компании. Если вы покажете, что не нуждаетесь в бизнес-аналитике в течение трех недель, скорее всего, он окажется на другом проекте. Но когда со временем вам потребуется бизнес-аналитик, при этом у вас не окажется обновленного плана, то вы можете оказаться без ключевых ресурсов в тот момент, когда это необходимо для решения критических задач.

Убедитесь, что прогнозирование актуально на еженедельной основе и убедитесь, что члены групп проекта и их руководители имеют доступ к этим ресурсам, прогнозирование на каждую неделю и что они знают, каковы их задачи.

Автор статьи: Brad Egeland
Источник: www.pmtips.net
www.bradegeland.com